Nemrég fejeztem be a látszólag valószínűtlen című könyvet: „4 órás munkahét”, a szerzője Timothy Ferris. Ferris ebben a könyvben számos ötletet ad arról, hogyan tudunk, akár alkalmazottként, akár önfoglalkoztatóként, kevesebbet dolgozni és befolyásolás által jobban élvezni az életet. Kiválóan érvel, mindenkinek javaslom, hogy olvassa el!
A könyv néhány oldala arra késztetett, hogy átgondoljam az egyik tevékenységemet, amit majdnem tíz percenként végzek – az e-mailezést! Jóllehet korábban már megpróbáltam „megszelídíteni” az e-mail sárkányt, úgy tűnik, mindig visszatérek a „küldés/fogadás” gomb 15 percenkénti nyomogatásának szokásához, na és elvesztem a figyelmet. Ez a könyv emlékeztetett arra, hogy ténylegesen azon szabályok szerint kellene elkezdenem (újra) élni, amelyeket mindenki másnak is ajánlok.
1. szabály – Naponta csak kétszer ellenőrizze az e-mailjét! Lenyűgöz mennyi ember fedezi fel, hogy amikor elutaznak otthonról nyaralni, és naponta csak egyszer nézik meg az e-mailjüket, a világ mégis megy tovább. Ha nyaraláskor ezt valaki meg tudja csinálni, miért ne tudná otthon is? Naponta csak kétszer ellenőrizze az e-maileket! Én a délelőtti 11:30-at és a délután 4 órát választottam és azt tervezem, hogy a következő 60 napban lecsökkentem napi egy alkalomra reggel 9 órára.
2. szabály – Válassza szét az üzletet a magánélettől! Tartson fenn különböző e-mail címet az üzleti és a személyes e-maileknek. Ezzel elkerülheti, hogy a személyes válság eluralkodjon az üzleten és fordítva. Így, ha egy nagy projekt miatt kicsit „csalnia” kell, lecsökkenti az egy olyan e-mail miatti kisiklás esélyét, ami várhatott volna, ha nem látta volna meg.
3. szabály – Zárja ki az ügyfélszolgálati e-maileket! Soha ne intézze az ügyfélszolgálatot e-mailen keresztül, főleg, ha a saját ügyfélszolgálatáról van szó! Az ügyfélszolgálat minden kis részét mindig egy help desk rendszeren keresztül intézze, ami nyomon követ minden egyes megrendelést és kommunikációt az ügyféllel. Ez lehetővé teszi, hogy befolyásolni tudja az emberek elvárásait arról, mikor fognak választ kapni: ki tudja ugyanis írni a nyitvatartási órákat a help desk-re.
4. szabály – Nem kell minden e-mailre válaszolni! Valamiért sokunk azt hiszi, hogy minden e-mail üzenetet meg kell válaszolni. NEM KELL! Ha egy e-mailt törölni kell válaszadás nélkül, törölje és ne érezzen lelkiismeret furdalást miatta.
5. szabály – Az üres bejövő levelesláda a boldogsággal egyenlő. Soha semmilyen körülmények között ne hagyjon e-mail üzeneteket a bejövő postafiókban azt gondlován, majd később foglalkozik velük. Nem fog velük foglalkozni később és csak azt a nyugtalan közérzetet hagyja meg, hogy befejezetlenül hagyott dolgokat. A nap végén minden bejövő üzenettel tegyen egy valamit a három tevékenység közül: törölje; ajánlja valaki másnak; mentse el egy külön mappába.
Elvileg az e-mail jobbá teheti az életünket, de ez az álom nekem már 2000-ben kisiklott. Ne hagyja, hogy az e-mail határozzon meg mindent a munkaóráitól az általános hangulatáig, hogy jó avagy rossz napja van-e. Vegye át az e-mail irányítását és használja eszközként, ne pedig kifogásként ahhoz, hogy eredményesnek érezze magát – holott az egyetlen, amiben sikeres volt az az időpazarlás.
